Prozesskostenmanagement in der IT

Planen hilft Sparen
Ein scharfer Wind weht auf dem Markt für IT Services: Vermeintlich günstigere Nearshore- und Offshore-Dienstleister setzen heimische Rechenzentrumsbetreiber und Entwicklungshäuser unter Druck. Auch die internen IT-Abteilungen geraten unter Zugzwang: Sie müssen bei gekürzten Budgets wachsende Anforderungen ihrer internen Kunden erfüllen.

Damit externe und interne IT-Dienstleister in diesem harten Wettbewerbsumfeld bestehen können, ist es wichtig, die Kosten und Leistungen der IT transparent zu machen, denn die Erfahrung zeigt: Immer wieder wird in der Projektplanung falsch kalkuliert, und ein vermeintlich profitables IT-Projekt entpuppt sich später als Kostentreiber. Wechsel in die Anwenderperspektive Auf dem Weg hin zu mehr Transparenz ist es vor allem wichtig, einen Perspektivenwechsel zu vollziehen: Häufig betrachten IT-Abteilungen und -Dienstleister ihre Arbeit nur aus der eigenen Warte – zum Beispiel in Form von Netzwerkleistung, Speicherkapazität oder Support Calls. Aus Anwendersicht spielen diese Komponenten jedoch keine Rolle. Sie sind nur Einzelteile des Gesamtprodukts, das die Fachabteilung in Anspruch nimmt, zum Beispiel eine Datenbankapplikation. Eine wichtige Aufgabe des IT-Controllings ist es deshalb, die verschiedenen für einen Geschäftsprozess notwendigen IT-Services zu einem IT-Produkt zu bündeln – einem Produkt mit klar umrissenen Eigenschaften und einem festen Preis. Um diesen Preis zu kalkulieren, greifen IT-Controller sinnvoller Weise auf die Prozesskostenrechnung zurück: Mit dieser Methode lassen sich die direkten und indirekten Kosten eines Unternehmens, die in den operativen Systemen festgehalten sind, den jeweiligen Vorgängen dem Aufwand entsprechend zuordnen.

„Nicht nur die Entwicklungskosten, sondern die gesamten Life-Cycle-Kosten bestimmen den betriebswirtschaftlichen Nutzen der IT. ” Dr. Andrea Marlière, Geschäftsführerin der NetCo Consulting GmbH

Dabei zeigt die Prozesskostenanalyse besonders bei der Umlage der Gemeinkosten, also der nicht unmittelbar einem Vorgang zuweisbaren Kosten, ihre Stärken. Die damit ermittelten Werte geben dann exakt Auskunft über den Kostenanteil der IT.

IT-Produkte kalkulieren Voraussetzung für die IT-Produktkalkulation ist eine unternehmensweite Einigkeit darüber, was ein IT-Produkt eigentlich ist. Da hier die Anwenderperspektive zählen sollte, versteht man unter IT-Produkten im Wesentlichen:
•	das Application Management, das heißt die betriebene und gewartete Applikation beziehungsweise das Applikations-Cluster inklusive Datensicherung, Archivierung, Performance-Tuning, grundsätzliche Verfügbarkeit und gegebenenfalls auch der dazuzurechnende Netzzugang,
•	das Application Development als eigenständiges und in der Regel über Manntage zu verrechnendes Projektgeschäft,
•	die Desk Top Services,
•	den Service Desk mit den relevanten Incident- und Problemmanagement-Prozessen (wobei auch dieses Produkt oft im „Application Management“ aufgeht),
•	gegebenenfalls Hardwarekomponenten inklusive Service wie zum Beispiel die Ausstattung mit Beamer, Konferenztechnik etc.,
•	in bestimmten Konstellationen Netz beziehungsweise Netzzugang oder Ports.

Hinter jedem dieser Produkte steht ein Bündel an verschiedenen Leistungen. Zum Beispiel müssen für das Produkt „Application Management“ die Verfügbarkeit, die Back-up-Prozesse, das Problem-Management, das Aufspielen von Patches etc. sichergestellt werden. Jede Leistung setzt sich wiederum aus Prozessen zusammen, die von Mitarbeitern durchgeführt werden, welche unterschiedlichen Kostenstellen zugeordnet sind. Eine präzise und vor allem vollständige Zuordnung aller auf den Kostenstellen erbrachten Leistungen beziehungsweise Prozesse ist daher die Grundlage jeder korrekten Produktkalkulation.

Grundregeln bei der IT-Kostenplanung
Vertrieb und IT-Controlling müssen bei der IT-Kostenplanung und bei der Erstellung von Angeboten eng zusammenarbeiten. Aufgrund unterschiedlicher Kalkulationslogiken, unzureichender und dezentral verteilter Informationen über Kosten- und Ressourcenplanung kann es sonst dazu kommen, dass Erstkalkulation und Nachkalkulation voneinander abweichen. Um dies zu vermeiden, ist es erforderlich, dass das IT-Controlling seine Erfahrungen aus der laufenden IT-Produkt-Kalkulation in die akute Angebotserstellung mit einbringt.

Grundsätzlich sind drei Fälle der Kostenkalkulation zu unterscheiden:
•	der Request for Existing Services: die Kalkulation eines IT-Produkts, das bereits Bestandteil des Standard-Produktkatalogs ist
•	der Request for Change: die Kalkulation einer Veränderung eines bereits kalkulierten IT-Produkts
•	der Request for New Services: die Kalkulation eines bis dato noch nicht im Standard-Produktkatalog enthaltenen Produkts

Prozesskostenmanagement mit SAS Leistungen verursachen Kosten. Aber welche? Wer schnell und genau darüber informiert ist, welche Kosten einer Leistung zuzuordnen sind, der ist nicht nur im IT-Management im Vorteil: Mit SAS Activity-Based Management, der SAS Lösung für Prozesskostenanalyse, erfahren Unternehmen auch, ob Produkte profitabel sind oder wo in der Lieferkette Kostentreiber liegen. Auch die Kundenprofitabilität lässt sich mithilfe der Prozesskostenanalyse berechnen: Kunden, die zur gleichen Zeit am gleichen Ort die gleichen Produkte kaufen, sind noch lange nicht gleich profitabel. Zwar ist der Umsatz identisch, doch die Kosten, die die Kunden verursachen, sind verschieden: Wünscht der Kunde zeitintensive Beratung? Waren teure Marketing-Maßnahmen nötig, um den Kunden zum Kauf zu animieren? Hatte er Beschwerden zu bestimmten Produkten? Mit Antworten auf diese Fragen können Unternehmen Strategien entwickeln, die die Profitabilität eines jeden einzelnen Kunden erhöhen – etwa durch gezieltes Marketing für profitablere Produkte oder andere Services.

Autorin: Dr. Andrea Marlière, NetCo Consulting GmbH

Lesen Sie hier den kompletten Artikel, wie er in unserem Kundenmagazin sas/special 1/2006 erschienen ist.